Tema 20. Creación de documentos. Uso no sexista del lenguaje administrativo. Documentos originales y copias. El desglose de los documentos originales y formación del expediente. El derecho de acceso a los documentos administrativos.

1. Creación de documentos

🎯 Idea clave

• La creación documental en el Servicio Andaluz de Salud presenta una dimensión especialmente intensa debido al elevado volumen y variedad de procedimientos tramitados en el ámbito sanitario.
• El personal Administrativo participa activamente en la generación de documentos con efectos jurídicos y organizativos, trascendiendo la mera tramitación de archivos.
• La producción documental abarca materias diversas como personal, gestión económico-presupuestaria, contratación pública y atención a la ciudadanía.
• Los documentos deben cumplir requisitos formales específicos: emisión por órgano competente, forma escrita y ordinariamente electrónica, identificación, referencia temporal y firma electrónica.
• La creación válida exige garantizar metadatos mínimos, integración ordenada en el expediente y posibilidades de conservación y acceso.
• El Administrativo debe dominar no solo la elaboración técnica, sino también la inserción del documento en el circuito administrativo y su trazabilidad.

📚 Desarrollo

Volumen y variedad. La actividad del Servicio Andaluz de Salud genera una creación documental de especial intensidad, derivada de la diversidad de procedimientos que se tramitan en el entorno sanitario. Esta realidad afecta directamente al perfil del Administrativo, quien debe gestionar constantemente escritos de múltiples naturalezas.

Ambitos de producción. La generación documental abarca procesos selectivos y bolsas, resoluciones de personal, comunicaciones y requerimientos de subsanación, informes administrativos, certificaciones de servicios, documentación de contratación pública, actas de órganos de selección, y documentos de gestión económico-presupuestaria.

Funciones del Administrativo. El personal de la categoría desempeña tareas directas de creación documental: elabora y tramita escritos administrativos, comprueba formalmente documentos, prepara textos para firma o validación, maneja aplicaciones corporativas de gestión, e incorpora documentos al circuito administrativo correspondiente.

Control de calidad. Corresponde al Administrativo garantizar la integridad formal, la trazabilidad y el orden documental de los textos generados, asegurando que cumplen los estándares necesarios antes de su circulación interna o remisión externa.

Requisitos formales. Todo documento debe respetar reglas generales estrictas: emisión por órgano competente, forma escrita y ordinariamente electrónica, identificación clara del documento, referencia temporal precisa, firma electrónica o sistema equivalente, y metadatos mínimos exigidos.

Integración y conservación. La creación documental no concluye en la redacción inicial, sino que exige la correcta integración en el expediente correspondiente, así como garantizar su adecuada conservación y la posibilidad de acceso futuro según las normas aplicables.

🧩 Elementos esenciales

• Dimensión sanitaria: El SAS presenta un volumen documental especialmente elevado por la variedad de procedimientos hospitalarios y asistenciales que deben tramitarse.
• Documentos de personal: Incluyen solicitudes de procesos selectivos, resoluciones en materia de personal, y certificaciones de servicios o situaciones administrativas.
• Documentos económicos: Comprenden la documentación de gestión económico-presupuestaria y los papeles de contratación pública.
• Actas y acuerdos: Comprenden las actas de órganos de selección y de mesas de contratación, así como los acuerdos administrativos derivados.
• Atención ciudadana: Incluyen notificaciones, publicaciones, comunicaciones, requerimientos de subsanación y documentos relacionados con el acceso a la información.
• Emisión válida: Requiere intervención del órgano competente y cumplimiento de la forma escrita, ordinariamente electrónica.
• Metadatos mínimos: La creación debe acompañarse de datos descriptivos que garanticen la identificación, procedencia y contexto del documento.
• Circuito administrativo: El Administrativo gestiona la incorporación ordenada al flujo de trabajo y la trazabilidad de cada documento generado.
• Conservación: La creación implica responsabilidad sobre la adecuada preservación y disponibilidad del documento para consultas futuras.
• Efectos jurídicos: Los documentos creados producen consecuencias administrativas vinculantes, por lo que su formalización requiere precisión técnica.

🧠 Recuerda

• La creación documental en el SAS es intensa por el volumen sanitario.
• El Administrativo genera documentos de personal, económicos y de contratación.
• Participa en la elaboración, comprobación formal y preparación para firma.
• Debe controlar la integridad formal y la trazabilidad documental.
• Los documentos requieren emisión por órgano competente y forma electrónica ordinaria.
• Es necesario incluir identificación, referencia temporal y firma electrónica.
• Los metadatos mínimos son obligatorios en la creación.
• La integración en el expediente forma parte del proceso de creación.
• La conservación y el acceso son responsabilidades ligadas a la generación.
• El Administrativo debe conocer cómo se inserta el documento en el procedimiento.

2. Uso no sexista del lenguaje administrativo

🎯 Idea clave

• El uso no sexista del lenguaje administrativo constituye una exigencia jurídica con fundamento constitucional, no una mera recomendación estilística.
• El artículo 14 de la Constitución Española reconoce la igualdad ante la ley y prohíbe expresamente la discriminación por razón de sexo.
• El artículo 9.2 CE impone a los poderes públicos la obligación activa de promover la igualdad real y efectiva, removiendo los obstáculos que la dificulten.
• La Ley Orgánica 3/2007 desarrolla esta obligación al exigir expresamente la implantación de un lenguaje no sexista en el ámbito administrativo.
• La Ley 12/2007 de Andalucía concreta estas obligaciones para la Junta de Andalucía y sus organismos autónomos, incluido el Servicio Andaluz de Salud.

📚 Desarrollo

Fundamento constitucional. El uso no sexista del lenguaje administrativo deriva directamente del artículo 14 de la Constitución Española, que establece la igualdad ante la ley sin discriminación por razón de sexo, y del artículo 9.2, que impone a los poderes públicos la obligación activa de promover las condiciones para que la libertad y la igualdad sean reales y efectivas.

Naturaleza jurídica vinculante. No se trata de una preferencia personal del redactor ni de un criterio estético, sino de un mandato legal que obliga a la Administración a adoptar medidas positivas para visibilizar a las mujeres en sus documentos oficiales, superando la mera ausencia de discriminación directa.

Normativa estatal aplicable. La Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, contiene en su artículo 14.11 una obligación expresa de implantar un lenguaje no sexista en el ámbito administrativo, dotando de rango legal específico a esta exigencia comunicativa.

Normativa autonómica concreta. En el ámbito andaluz, la Ley 12/2007, de 26 de noviembre, para la promoción de la igualdad de género, establece como principio general de actuación de los poderes públicos andaluces la obligación de utilizar un lenguaje no sexista, aplicable directamente al Servicio Andaluz de Salud.

Distinción documental. La Orden de 24 de noviembre de 1992 establece una diferencia fundamental entre documentos cerrados, donde se conoce la identidad de la persona y debe emplearse la forma de su sexo, y documentos abiertos, donde se desconoce el destinatario y debe utilizarse el femenino y masculino conjuntamente o fórmulas inclusivas equivalentes.

Guías institucionales de referencia. Las principales referencias técnicas para el personal de la Administración andaluza son la Guía de comunicación no sexista de RTVE, la Guía para un uso no sexista del lenguaje administrativo de la Junta de Andalucía y el Manual de lenguaje administrativo no sexista del Instituto Andaluz de la Mujer.

Defectos lingüísticos principales. El lenguaje sexista se manifiesta a través del androcentrismo, que sitúa al género masculino como norma universal; del masculino genérico innecesario, que invisibiliza a las mujeres nombrando solo el masculino; y de la invisibilización directa de la mujer en los textos oficiales.

Instrumentos correctorios. Los recursos disponibles para evitar el sexismo lingüístico incluyen los desdoblamientos, el uso de términos colectivos y abstractos, las formas impersonales, la construcción explícita "el/la + cargo", la barra oblicua limitada, los pronombres relativos inclusivos y la reformulación completa de la oración.

🧩 Elementos esenciales

• Artículo 14 CE: Reconoce el principio de igualdad ante la ley y prohíbe la discriminación por razón de sexo como fundamento de la exigencia.
• Artículo 9.2 CE: Establece la obligación activa de los poderes públicos de promover la igualdad real y remover obstáculos que impidan su plenitud.
• Ley Orgánica 3/2007: Norma estatal de referencia que obliga expresamente a implantar el lenguaje no sexista en el ámbito administrativo mediante su artículo 14.11.
• Ley 12/2007: Norma andaluza que concreta la obligación como principio general de actuación de la Junta de Andalucía y organismos autónomos como el SAS.
• Androcentrismo: Problema lingüístico que sitúa al género masculino como norma central y universal de referencia en los textos.
• Masculino genérico innecesario: Uso del masculino para referirse a personas de ambos sexos, provocando la invisibilización sistemática de las mujeres.
• Documentos cerrados: Aquellos donde se conoce la identidad de la persona destinataria, debiendo usarse exclusivamente la forma correspondiente a su sexo.
• Documentos abiertos: Aquellos donde se desconoce el destinatario, requiriendo el uso conjunto del femenino y masculino o fórmulas inclusivas equivalentes.
• Instituto Andaluz de la Mujer: Organismo adscrito a la Consejería de Igualdad que publica el Manual de lenguaje administrativo no sexista como herramienta práctica.
• Formas no admitidas: La arroba (@) y la equis (x) no se consideran formas válidas ni sustitutivas del desdoblamiento en documentos administrativos oficiales.
• Reforma oracional: Recurso técnico que permite reorganizar la estructura de la frase para evitar el sexismo sin recurrir al desdoblamiento explícito.

🧠 Recuerda

• El lenguaje no sexista es una obligación jurídica vinculante, no una opción estilística del redactor.
• La Constitución exige tanto la igualdad formal como la promoción activa de la igualdad real por parte de los poderes públicos.
• La LO 3/2007 y la Ley 12/2007 desarrollan normativamente esta exigencia para el ámbito administrativo estatal y autonómico.
• Debes distinguir siempre entre documentos cerrados, donde se conoce el sexo de la persona, y documentos abiertos, donde se desconoce.
• Los tres problemas principales a evitar son el androcentrismo, el masculino genérico innecesario y la invisibilización de la mujer.
• No están permitidas la @ ni la x como formas sustitutivas válidas del desdoblamiento en documentos oficiales.
• El Instituto Andaluz de la Mujer y la Unidad de Igualdad de Género de la Junta son las referencias institucionales para consultar dudas prácticas.
• El lenguaje administrativo posee autoridad simbólica especial y capacidad para modelar la percepción social sobre la igualdad.

3. Documentos originales y copias

🎯 Idea clave

• El régimen de originales y copias se sustenta principalmente en los artículos 27 y 28 de la Ley 39/2015, desarrollados por el Real Decreto 203/2021.
• La copia auténtica expedida por el órgano competente posee la misma validez y eficacia jurídica que el documento original.
• La copia simple constituye una mera reproducción sin intervención administrativa que verifique su correspondencia con el original.
• Las Administraciones Públicas no podrán exigir la presentación de documentos originales salvo que una norma aplicable establezca expresamente lo contrario.
• Cuando excepcionalmente se aporte un original, el interesado tiene derecho a obtener una copia autenticada de dicho documento.

📚 Desarrollo

Marco normativo. La regulación de originales y copias descansa en el artículo 27 de la Ley 39/2015, relativo a la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones, y en el artículo 28, sobre documentos aportados por los interesados. El Real Decreto 203/2021 desarrolla específicamente el régimen de copias auténticas y de digitalización en sus artículos 47 a 49.

Copia auténtica. Se trata de la reproducción de un documento público administrativo o privado expedida por el órgano competente de la Administración. Cada Administración determina internamente qué órganos poseen atribuidas las competencias para su expedición. Estas copias tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que se respeten los requisitos de autenticidad e integridad.

Plazo de expedición. La Administración debe expedir las copias auténticas en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la correspondiente solicitud. Este plazo constituye una garantía del derecho de los ciudadanos a obtener documentación con pleno valor jurídico cuando lo requieran para sus relaciones administrativas.

Copia simple. Constituye una reproducción del documento sin ninguna intervención de autoridad pública que verifique su correspondencia con el original. Puede obtenerse mediante fotocopia ordinaria, escaneo realizado por un particular, impresión sin código verificable o cualquier medio informal de reproducción.

Valor jurídico. La copia simple no posee fuerza probatoria plena. Su valor en los procedimientos administrativos es meramente indiciario o introductorio, sirviendo únicamente para que la Administración constate la existencia de un documento o su contenido aparente. No puede sustituir al original ni a la copia auténtica cuando estos son exigidos por la norma.

No exigencia de originales. El artículo 28 establece como regla general que las Administraciones no exigirán documentos originales a los interesados. Los ciudadanos tienen derecho a no presentar originales que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o que hayan sido elaborados por cualquier otra Administración, salvo excepción normativa expresa.

Derecho a la copia autenticada. Cuando excepcionalmente se aporte un original conforme a una exigencia legal expresa, el interesado tiene derecho a obtener una copia autenticada del mismo. Esta garantía conecta directamente con la posibilidad de posterior devolución o desglose del original, manteniendo la integridad del expediente administrativo.

🧩 Elementos esenciales

• Copia auténtica: reproducción de un documento público administrativo o privado expedida por órgano competente con intervención autenticadora.
• Equivalencia jurídica: las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.
• Plazo de expedición: quince días desde la recepción de la solicitud para obtener la copia auténtica.
• Copia simple: mera reproducción sin intervención de autoridad pública que verifique la correspondencia con el original.
• Valor de la copia simple: carácter meramente indiciario o introductorio, sin fuerza probatoria plena ni capacidad para sustituir al original.
• Principio general: prohibición de exigir a los interesados la presentación de documentos originales.
• Excepción normativa: únicamente cuando la normativa aplicable establezca expresamente la obligación de aportar originales.
• Derecho vinculado: obtención de copia autenticada cuando se aporte un original de forma excepcional.

🧠 Recuerda

• Artículo 27 Ley 39/2015: regula la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones.
• Artículo 28 Ley 39/2015: establece el principio de no exigencia de originales a los interesados.
• Real Decreto 203/2021: desarrolla el régimen de copias auténticas y digitalización.
• La copia auténtica equivale al original en validez y eficacia jurídica.
• La copia simple carece de valor probatorio pleno.
• El plazo para expedir copias auténticas es de quince días.
• Solo se exigen originales cuando la norma lo dispone expresamente.
• Aportar el original genera el derecho a obtener copia autenticada.

4. El desglose de los documentos originales y formación del expediente

🎯 Idea clave

• La integración correcta de los documentos en el expediente constituye una regla fundamental de la tramitación administrativa en el Servicio Andaluz de Salud.
• Los documentos generados o recibidos deben incorporarse al expediente garantizando su correcta conservación y posibilidad de acceso.
• La digitalización de la documentación en papel permite su incorporación al expediente electrónico manteniendo la validez jurídica y la trazabilidad.
• La gestión documental en el SAS requiere evitar que reproducciones simples entren en el circuito administrativo como documentos con plena eficacia.

📚 Desarrollo

Integración en el expediente. La tramitación de procedimientos en el Servicio Andaluz de Salud exige que los documentos administrativos, de personal, económicos o de atención a la ciudadanía se integren correctamente en el expediente correspondiente, asegurando su ordenación y disponibilidad para la resolución.

Digitalización documental. La documentación aportada en soporte papel debe digitalizarse para incorporarla al expediente electrónico, garantizando que quede constancia correcta de la autenticidad y procedencia de cada documento integrado.

Conservación y accesibilidad. Los documentos incorporados al expediente deben someterse a una adecuada conservación que permita su acceso posterior, respetando las reglas generales de emisión, identificación y firma electrónica aplicables a la creación documental.

Trazabilidad administrativa. La correcta gestión de la incorporación de originales y copias al expediente mejora la seguridad jurídica, la trazabilidad documental y la calidad de la tramitación en el Servicio Andaluz de Salud.

🧩 Elementos esenciales

• Expediente electrónico: Soporte donde se integra la documentación digitalizada para la tramitación de procedimientos en el SAS.
• Integración correcta: Proceso de incorporación ordenada de documentos al expediente conforme a las reglas administrativas generales.
• Digitalización: Procedimiento para convertir documentos físicos en formato electrónico para su incorporación al expediente.
• Autenticidad documental: Requisito que debe garantizarse en los documentos que se incorporan al expediente electrónico.
• Conservación: Obligación de mantener los documentos integrados en el expediente con posibilidad de acceso.
• Trazabilidad: Capacidad de seguimiento de los documentos a lo largo de la tramitación administrativa garantizada por la correcta gestión.

🧠 Recuerda

• Integra correctamente cada documento en el expediente correspondiente según las reglas generales.
• Digitaliza la documentación en papel para su incorporación al expediente electrónico.
• Garantiza la autenticidad y procedencia de los documentos que se incorporan al expediente.
• Evita incluir reproducciones simples sin valor probatorio en el circuito de tramitación.
• Mantén la trazabilidad documental mediante la correcta gestión de originales y copias.
• Respeta los requisitos de conservación y acceso para todos los documentos integrados en el expediente.

5. El derecho de acceso a los documentos administrativos

🎯 Idea clave

• El derecho de acceso constituye un derecho subjetivo autónomo reconocido a cualquier persona sin necesidad de acreditar interés específico ni motivar la solicitud.
• La Ley 19/2013 regula este derecho con carácter básico, complementado por el artículo 13 de la Ley 39/2015 en materia de información administrativa.
• El acceso puede ejercerse respecto a cualquier información obrante en poder de los sujetos del sector público, salvo los límites legalmente establecidos.
• El procedimiento contempla un plazo máximo de resolución de un mes, prorrogable por igual período en supuestos de especial complejidad.
• Existe una distinción fundamental entre el derecho general de acceso a la información pública y el derecho específico de acceso al expediente por parte del interesado.
• El ejercicio de este derecho debe coexistir con la protección de datos personales y otros intereses públicos o privados sensibles.

📚 Desarrollo

Marco normativo dual. El derecho de acceso a los documentos administrativos encuentra su fundamento en el artículo 13 de la Ley 39/2015, que reconoce el acceso a la información pública, archivos y registros, y en la Ley 19/2013, que lo configura como derecho subjetivo autónomo de transparencia. Esta normativa establece las obligaciones de publicidad activa y el marco procedimental para su ejercicio efectivo.

Titularidad universal. Este derecho puede ser ejercido por cualquier persona sin necesidad de justificar la solicitud ni acreditar un interés concreto o vínculo específico con la Administración. El reconocimiento en el artículo 12 de la Ley 19/2013 elimina requisitos subjetivos previos, facilitando el control ciudadano sobre la actuación pública y garantizando la transparencia como valor esencial.

Alcance y límites. El acceso alcanza a toda información obrante en poder de los sujetos del sector público, pero opera sujeto a restricciones establecidas en los artículos 13 y 14 de la Ley 19/2013, así como en el artículo 53 de la Ley 39/2015. Estos límites protegen intereses como la seguridad nacional, la defensa, las relaciones exteriores, la seguridad pública, el secreto profesional, los datos personales y la confidencialidad de información comercial.

Procedimiento de acceso. La solicitud puede presentarse por cualquier medio, incluyendo el electrónico, y debe resolverse mediante resolución expresa en el plazo máximo de un mes, prorrogable por otro mes en casos de especial complejidad. Las resoluciones deben publicarse, garantizando así la trazabilidad de las decisiones administrativas en materia de transparencia.

Distinción conceptual esencial. Resulta crucial diferenciar el derecho general de acceso a la información pública, archivos y registros, del derecho específico de acceso al expediente administrativo por quien ostenta la condición de interesado. El primero es un derecho de transparencia universal, mientras que el segundo responde a la posición procesal del sujeto en una actuación administrativa determinada.

Protección de datos y valores concurrentes. El ejercicio de este derecho debe coexistir con la protección de datos personales, los intereses públicos o privados especialmente sensibles, y las reglas específicas sobre acceso al expediente. La normativa integra el acceso dentro de un sistema de transparencia que no admite un acceso absoluto e ilimitado en cualquier circunstancia.

🧩 Elementos esenciales

• Ley 39/2015: Artículo 13 reconoce el derecho al acceso a la información pública, archivos y registros en el ámbito procedimental.
• Ley 19/2013: Regula con carácter básico el derecho de transparencia y acceso a la información pública de las administraciones.
• Artículo 12: Establece el derecho para todas las personas sin exigir condición especial ni vínculo específico con la Administración.
• Límites art. 14: Incluyen seguridad nacional, defensa, relaciones exteriores, seguridad pública, investigación de delitos, igualdad procesal, vigilancia administrativa, intereses económicos y secreto profesional.
• Protección de datos: Opera como límite transversal fundamental al derecho de acceso según la normativa vigente.
• Procedimiento: Solicitud por cualquier medio incluido electrónico, resolución expresa obligatoria y publicación de resoluciones.
• Plazo general: Un mes máximo para resolver, prorrogable por otro mes en casos de especial complejidad.
• Acceso vs. expediente: Distinción entre derecho general de transparencia y acceso específico del interesado al expediente administrativo.
• Publicidad activa: La Ley 19/2013 establece obligaciones de publicidad que complementan y refuerzan el derecho de acceso.
• Trazabilidad: El derecho mejora la trazabilidad de la actuación pública y sitúa al ciudadano ante una Administración menos opaca.

🧠 Recuerda

• El derecho de acceso no requiere justificar interés concreto ni motivar la solicitud ante la Administración.
• El plazo máximo es de un mes prorrogable por otro, con resolución expresa y publicación obligatoria.
• La protección de datos personales constituye un límite transversal siempre presente en el acceso.
• Distingue siempre el acceso general a la información del acceso al expediente por interesado.
• Los límites incluyen seguridad nacional, defensa, secreto profesional e intereses económicos.
• La solicitud puede presentarse por medios electrónicos sin formalidades especiales.
• La Ley 19/2013 regula este derecho con carácter básico para todo el sector público.
• El artículo 13 LPACAP es la base procesal del derecho en el ámbito administrativo.
• La resolución debe ser siempre expresa y susceptible de publicación.
• El acceso refuerza la transparencia, el control ciudadano y la trazabilidad de la actuación pública.