Tema 16. Creación de documentos. Uso no sexista del lenguaje administrativo. Documentos originales, copias y archivos. El archivo de los documentos administrativos. El derecho de acceso a los documentos administrativos.

1. Creación de documentos

🎯 Idea clave

• El Servicio Andaluz de Salud produce documentos administrativos en un entorno mixto donde coexisten procedimientos asistenciales, de personal y de gestión interna.
• Las solicitudes normalizadas se tramitan a través de la Ventanilla Electrónica de Profesionales del SAS (VEC) cuando provienen del personal estatutario.
• La ciudadanía presenta sus solicitudes de acceso a servicios sanitarios mediante la plataforma ClicSalud+.
• Los órganos del SAS generan resoluciones y acuerdos que resuelven procedimientos sobre derechos, permisos, sanciones y selección de personal.
• Se emiten certificados que acreditan datos registrales como la situación administrativa o los servicios prestados por los trabajadores.
• Los oficios y notas interiores constituyen el instrumento habitual de comunicación entre unidades organizativas del organismo.

📚 Desarrollo

Entorno documental mixto. La creación documental en el Servicio Andaluz de Salud se desarrolla en un ámbito caracterizado por la coexistencia de procedimientos asistenciales, de personal, de selección y de gestión interna, donde resulta fundamental la precisión administrativa.

Solicitudes normalizadas. Entre los documentos de mayor relevancia práctica figuran las solicitudes normalizadas para la tramitación de permisos, licencias, cambios de turno o el acceso a prestaciones sanitarias, cuya presentación se canaliza específicamente a través de la Ventanilla Electrónica de Profesionales del SAS para el personal estatutario.

Plataforma ciudadana. La ciudadanía utiliza la plataforma ClicSalud+ para presentar sus solicitudes relacionadas con la asistencia sanitaria, estableciéndose así una vía dual de acceso según el perfil del usuario.

Documentos decisorios. El SAS produce resoluciones y acuerdos que constituyen documentos de decisión administrativa, resolviendo procedimientos de reconocimiento de derechos, concesión de permisos, sanciones o los procesos de selección de personal.

Certificación registral. Se generan certificados que acreditan datos que constan en los registros del organismo, tales como el certificado de servicios prestados, la vida laboral o la situación administrativa específica de un trabajador.

Comunicación interna. Los oficios y notas interiores funcionan como instrumentos esenciales de comunicación entre las distintas unidades y órganos del SAS, facilitando el flujo de información entre direcciones de hospitales, gerencias, recursos humanos y servicios económicos.

🧩 Elementos esenciales

• Entorno mixto: La creación documental combina aspectos sanitarios y administrativos en procedimientos de diversa naturaleza.
• Ventanilla Electrónica de Profesionales (VEC): Canal específico para que el personal estatutario presente solicitudes de permisos, licencias o cambios de turno.
• ClicSalud+: Plataforma destinada a la ciudadanía para la solicitud de prestaciones y servicios sanitarios.
• Solicitudes normalizadas: Documentos estandarizados para trámites de acceso a derechos, gestión de personal y servicios asistenciales.
• Resoluciones: Documentos de decisión que ponen fin a procedimientos administrativos relativos a derechos y obligaciones del personal.
• Acuerdos: Documentos colegiados que deciden sobre aspectos de gestión interna o selección de personal.
• Certificados: Documentos acreditativos de la situación administrativa, servicios prestados o vida laboral de los trabajadores.
• Oficios: Instrumentos formales de comunicación escrita entre diferentes órganos y unidades del SAS.
• Notas interiores: Medios de comunicación interna entre departamentos para la gestión de trámites administrativos.

🧠 Recuerda

• El SAS genera documentos en un contexto mixto de gestión sanitaria y administrativa.
• La VEC es exclusiva para el personal estatutario del organismo.
• ClicSalud+ es la vía para que los ciudadanos soliciten servicios del sistema sanitario público andaluz.
• Las resoluciones son actos administrativos que deciden sobre derechos, permisos o sanciones.
• Los certificados acreditan datos objetivos de los registros internos del SAS.
• Los oficios y notas interiores gestionan la comunicación entre unidades como direcciones, gerencias y recursos humanos.
• El Auxiliar Administrativo interviene en la tramitación de todos estos tipos documentales.

2. Uso no sexista del lenguaje administrativo

🎯 Idea clave

• El uso no sexista es una exigencia legal vinculada a la buena administración y la igualdad efectiva, no una mera recomendación estilística.
• La Ley Orgánica 3/2007 y la Ley 12/2007 establecen el mandato de implantar y garantizar el lenguaje inclusivo en todas las administraciones andaluzas.
• El Plan de Igualdad del Servicio Andaluz de Salud 2026-2029 desarrolla medidas operativas como auditorías visuales y bancos de imágenes paritarios.
• Afecta a todos los soportes documentales, desde resoluciones y formularios hasta webs, carteles e identificaciones profesionales.
• Evita la invisibilización de las mujeres, la atribución por defecto de cargos al género masculino y la reproducción de estereotipos.
• Tiene efectos jurídicos directos sobre la claridad, accesibilidad y validez de los actos administrativos.

📚 Desarrollo

Fundamento legal. La Ley Orgánica 3/2007 incluye entre los criterios generales de actuación la implantación de un lenguaje no sexista en el ámbito administrativo. La Ley 12/2007 impone a la Junta de Andalucía la obligación de garantizar dicho uso en todos los documentos y soportes administrativos, incluyendo los del Servicio Andaluz de Salud.

Definición operativa. El uso no sexista constituye el conjunto de criterios, principios y técnicas aplicables a la redacción de documentos oficiales para evitar que reproduzcan, refuercen o legitimen discriminaciones de género. Implica revisar el vocabulario ordinario para garantizar que hombres y mujeres aparezcan representados de forma igualitaria o neutral.

Alcance material. Esta exigencia abarca actos administrativos, formularios, comunicaciones, instrucciones, resoluciones, avisos, modelos normalizados, portales web, carteles, titulaciones académicas e identificaciones profesionales. El objetivo es eliminar la invisibilización de las mujeres, evitar la atribución por defecto de funciones al género masculino y suprimir la reproducción de estereotipos sexistas.

Incidencia en el SAS. El Plan de Igualdad del Servicio Andaluz de Salud 2026-2029 contempla un eje específico de comunicación institucional inclusiva, no sexista y sin estereotipos de género. Este instrumento operativo prevé la actualización continua de la documentación interna y externa, la elaboración y difusión de un decálogo de buenas prácticas, la realización de auditorías visuales de campañas y la creación de un banco de imágenes paritario.

Relevancia jurídica. El documento público produce efectos jurídicos, ordena actuaciones, acredita hechos e informa de derechos y deberes. La corrección formal no puede separarse de la corrección material; un impreso que presuponga la masculinidad de la autoridad o utilice el masculino genérico innecesario incumple pautas legales de igualdad y calidad institucional.

Tratamiento igualitario. Las Administraciones públicas deben garantizar un tratamiento igualitario en los contenidos e imágenes que utilicen en sus políticas y soportes. Las entidades instrumentales y corporaciones de derecho público deben adaptar su denominación oficial a un lenguaje no sexista dentro de sus normas reguladoras.

🧩 Elementos esenciales

• Ley Orgánica 3/2007: Establece como criterio general de actuación la implantación del lenguaje no sexista en el ámbito administrativo.
• Ley 12/2007: Obliga a las Administraciones públicas andaluzas a garantizar el uso no sexista en todos los documentos y soportes.
• Plan de Igualdad SAS 2026-2029: Incluye medidas prácticas como auditorías visuales, decálogo de buenas prácticas y banco de imágenes paritario.
• Documentos afectados: Actos, formularios, resoluciones, modelos normalizados, webs, carteles y comunicaciones internas.
• Masculino genérico: Debe evitarse su empleo sistemático como forma única de referencia a colectivos mixtos o de género indeterminado.
• Imagen pública: Debe garantizarse un tratamiento inclusivo y no discriminatorio en contenidos visuales y publicaciones.
• Denominaciones oficiales: Las entidades instrumentales deben adaptar su denominación oficial a criterios no sexistas.
• Herramientas técnicas: Guía "Lenguaje administrativo no sexista" de la Unidad de Igualdad y Género y decálogo del Instituto Andaluz de la Mujer.
• Calidad documental: Un documento discriminatorio o ambiguo por sesgo sexista es peor documento desde la perspectiva de utilidad institucional.

🧠 Recuerda

• No es una cuestión decorativa, sino de calidad técnica e igualdad efectiva.
• Evita expresiones como "firma del interesado" o "los aspirantes" cuando pueden referirse a personas de cualquier género.
• Aplica a documentación interna, externa, impresos y soportes digitales.
• El Plan de Igualdad del SAS vigente tiene proyección real y continuidad programada, no valor puramente simbólico.
• Revisa el vocabulario ordinario para detectar asimetrías en el tratamiento de hombres y mujeres.
• La comunicación administrativa puede visibilizar o invisibilizar a las mujeres y reforzar estereotipos.
• Las entidades del sector público andaluz deben utilizar denominaciones no sexistas en su normativa reguladora.
• El lenguaje administrativo claro e inclusivo forma parte de la política de igualdad institucional.

3. Documentos originales, copias y archivos

🎯 Idea clave

• El artículo 26 de la Ley 39/2015 define el documento público administrativo y establece como regla general su emisión por medios electrónicos.
• Las copias realizadas por las Administraciones Públicas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales según el artículo 27 de la LPAC.
• Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya obren en poder de la Administración, conforme al artículo 28 de la LPAC.
• Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos de procedimientos finalizados que garantice su autenticidad e integridad.
• Los documentos electrónicos deben cumplir requisitos técnicos específicos para asegurar su validez jurídica y su conservación a lo largo del tiempo.
• El expediente administrativo constituye el conjunto ordenado de documentos que integran un procedimiento específico.

📚 Desarrollo

Emisión de documentos públicos. El artículo 26 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, establece que los documentos públicos administrativos se emitirán con carácter general por escrito y mediante medios electrónicos. Esta norma define la naturaleza de estos documentos y fija los requisitos técnicos que deben cumplir los documentos electrónicos para tener plena validez jurídica, garantizando así su autenticidad e integridad desde su creación.

Validez de las copias. El artículo 27 de la LPAC regula expresamente la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas. Estas copias auténticas, cuando se extiendan conforme a la normativa, poseen la misma fuerza probatoria que el documento original del que derivan, evitando la necesidad de presentar el original en múltiples procedimientos.

No aportación de documentos. Según el artículo 28 de la LPAC, se reconoce a los interesados el derecho a no aportar documentos que ya obren en poder de la Administración. Esta norma evita la solicitud de papeles redundantes y simplifica la relación entre ciudadanos y Administración, eliminando trámites burocráticos innecesarios.

Archivo electrónico único. El artículo 17 de la LPAC impone a cada Administración la obligación de mantener un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos finalizados. Este deber afecta a la conservación sistemática de la documentación administrativa, garantizando que permanezca accesible y legible a lo largo del tiempo.

Garantías archivísticas. La normativa exige que el archivo electrónico único garantice la autenticidad, integridad y conservación de los documentos, empleando formatos que permitan su recuperación efectiva. Estos principios son esenciales para mantener la validez probatoria de la documentación y asegurar el correcto funcionamiento de la Administración electrónica.

El expediente administrativo. El artículo 70 de la LPAC delimita qué documentos concretos forman parte del expediente administrativo, entendido como el conjunto ordenado de documentos que integran un procedimiento determinado. Esta definición es fundamental para establecer qué documentación debe incorporarse al archivo electrónico único una vez finalizado el procedimiento.

🧩 Elementos esenciales

• Documento público administrativo: Acto material escrito o electrónico emitido por una Administración Pública que acredita hechos o actuaciones administrativas, regulado en el artículo 26 LPAC.
• Emisión electrónica: Regla general establecida en el artículo 26 LPAC que impone a las Administraciones emitir sus documentos mediante medios electrónicos.
• Requisitos de validez: Los documentos electrónicos deben garantizar autenticidad e integridad según los criterios técnicos del artículo 26 LPAC para tener plena eficacia jurídica.
• Copia auténtica: Reproducción de un documento realizada por la Administración que tiene idéntica eficacia jurídica que el original, conforme al artículo 27 LPAC.
• No aportación de documentos: Derecho reconocido en el artículo 28 LPAC que evita duplicidades cuando la Administración ya posee la información solicitada.
• Archivo electrónico único: Sistema de conservación obligatorio para documentos de procedimientos finalizados, regulado en el artículo 17 LPAC.
• Principios archivísticos: Autenticidad, integridad, conservación y recuperabilidad que deben garantizarse en el archivo de documentos.
• Contenido mínimo de solicitudes: Artículo 66 LPAC que regula los documentos mediante los cuales los ciudadanos inician procedimientos a su instancia.
• Expediente administrativo: Conjunto ordenado de documentos que forman parte de un procedimiento, definido en el artículo 70 LPAC.

🧠 Recuerda

• El artículo 26 LPAC define el documento público administrativo y regula su emisión preferente por medios electrónicos.
• Las copias auténticas realizadas por las Administraciones equivalen al original según el artículo 27 LPAC.
• Nadie debe aportar documentos que ya estén en poder de la Administración, conforme al artículo 28 LPAC.
• El artículo 17 LPAC impone la obligación de mantener un archivo electrónico único para procedimientos finalizados.
• Los documentos electrónicos deben cumplir requisitos técnicos de autenticidad e integridad para ser válidos.
• El expediente administrativo está definido en el artículo 70 LPAC como el conjunto ordenado de documentos de un procedimiento.
• El derecho de acceso a documentos de procedimientos se reconoce en el artículo 53.1.a) LPAC.
• La conservación en archivo debe garantizar la recuperación efectiva de la documentación en formato electrónico.

4. El archivo de los documentos administrativos

🎯 Idea clave

• La Ley 7/2011 regula la gestión, protección y acceso de los documentos públicos y el patrimonio documental en Andalucía.
• La gestión documental comprende las funciones reguladas aplicadas a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos.
• Se distinguen el archivo de oficina y el archivo central como unidades funcionales diferenciadas dentro del sistema.
• El archivo es una tarea transversal que involucra a todo el personal administrativo, incluidos los auxiliares administrativos.
• Los auxiliares administrativos gestionan la documentación aportada por los ciudadanos en los procedimientos sanitarios.
• La normativa define documento como información testimonial de actos en cualquier soporte tecnológico.

📚 Desarrollo

Normativa andaluza. La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, constituye el marco normativo autonómico que regula de manera integral la gestión, protección, acceso y difusión de los documentos de titularidad pública, así como la organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía, estableciendo las bases para la gestión documental en la comunidad autónoma.

Gestión documental. Esta ley otorga especial relevancia a la gestión documental, entendida como el conjunto de funciones y procesos reglados que se aplican a lo largo del ciclo vital de los documentos, cuyo objetivo es garantizar el acceso, el uso y la correcta configuración del patrimonio documental andaluz, abarcando todas las fases desde la producción hasta su destino final.

Concepto de documento. La normativa andaluza establece que se entiende por documento toda información producida como testimonio de actos, recogida en un soporte determinado, con independencia del contexto tecnológico, lo que abarca tanto documentos en soporte papel como en formato electrónico, adaptando así la definición a las nuevas realidades digitales de la administración sanitaria.

Unidades archivísticas. La ley reconoce específicamente el archivo de oficina y el archivo central como unidades funcionales distintas dentro de la estructura archivística, estableciendo una diferencia clara entre la documentación que permanece en las unidades productivas mientras está en trámite y aquella que se centraliza definitivamente una vez finalizada su tramitación administrativa.

Responsabilidad compartida. La gestión archivística ostenta un carácter transversal en las administraciones públicas andaluzas, participando en ella todas las personas responsables de la gestión administrativa, por lo que no constituye una tarea exclusiva de los archiveros especializados sino también del personal tramitador y, específicamente, de los Auxiliares Administrativos del SAS.

Intervención operativa. En el Servicio Andaluz de Salud, los auxiliares administrativos intervienen activamente en la gestión documental mediante los sistemas de tramitación electrónica de expedientes, gestionando específicamente la documentación que los ciudadanos aportan a los procedimientos sanitarios y participando en la correcta incorporación de documentos al expediente electrónico administrativo institucional según los procedimientos establecidos.

Entorno digital. La gestión documental en el Servicio Andaluz de Salud se materializa a través de sistemas de información corporativos que incluyen el sistema de tramitación electrónica de expedientes, el sistema de gestión de personal SIRHUS y los sistemas de información clínica, configurando un entorno digital integral para el archivo administrativo sanitario y la custodia documental.

🧩 Elementos esenciales

• Ley 7/2011: Norma andaluza de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía.
• Gestión documental: Conjunto de funciones y procesos reglados aplicados durante el ciclo vital completo del documento.
• Documento: Información producida como testimonio de actos recogida en cualquier soporte, independientemente de la tecnología.
• Archivo de oficina: Unidad funcional donde reside temporalmente la documentación que está en trámite activo.
• Archivo central: Unidad funcional que custodia la documentación definitivamente una vez finalizada la tramitación.
• Carácter transversal: La gestión archivística corresponde a todo el personal administrativo, no exclusivamente a archiveros.
• Auxiliar Administrativo del SAS: Participa en la gestión documental y en la tramitación electrónica de expedientes sanitarios.

🧠 Recuerda

• La Ley 7/2011 es la norma básica andaluza en materia archivística y documental.
• La gestión documental abarca todo el ciclo vital de los documentos desde su creación.
• Documento es cualquier información-testimonio de actos, sea cual sea su soporte tecnológico.
• Existen dos unidades funcionales diferenciadas: archivo de oficina y archivo central.
• El archivo no es competencia exclusiva de los archiveros profesionales especializados.
• Los auxiliares administrativos del SAS participan activamente en la gestión documental diaria.
• La gestión archivística es transversal a todos los ámbitos de la actividad administrativa.

5. El derecho de acceso a los documentos administrativos

🎯 Idea clave

• El derecho de acceso a la información pública está reconocido en el artículo 12 de la Ley 19/2013 y en el artículo 13.d) de la Ley 39/2015 como un derecho fundamental de las personas ante la Administración.
• La Ley 1/2014 de Transparencia Pública de Andalucía desarrolla y complementa el marco estatal en el ámbito autonómico, estableciendo obligaciones específicas para la Junta y sus entidades.
• El procedimiento de acceso se rige principalmente por los artículos 17 a 22 de la Ley 19/2013 y por los artículos 17 a 34 de la Ley 1/2014, que conforman el Capítulo III de esta última norma.
• El plazo máximo para resolver las solicitudes en la Junta de Andalucía y sus entidades instrumentales es de 20 días hábiles según el artículo 32 de la Ley 1/2014.
• El Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía actúa como órgano independiente de control encargado de resolver las reclamaciones por denegación del derecho de acceso.
• El acceso a la información por medios electrónicos es gratuito según el artículo 34 de la Ley 1/2014, garantizando la accesibilidad sin costes para el ciudadano.

📚 Desarrollo

Marco normativo dual. El derecho de acceso a la información pública se configura mediante un sistema normativo de dos niveles. La Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, establece el marco mínimo estatal aplicable a todas las administraciones públicas españolas. Por su parte, la Ley 1/2014, de Transparencia Pública de Andalucía, adapta y amplía este marco para el ámbito autonómico, desarrollando obligaciones específicas de publicidad activa y procedimientos de acceso.

Reconocimiento constitucional y legal. El artículo 12 de la Ley 19/2013 proclama expresamente que todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública. Esta garantía se ve reforzada por el artículo 13.d) de la Ley 39/2015, que incluye el acceso a la información pública, archivos y registros entre los derechos de las personas ante la Administración, remitiendo a la legislación específica para su desarrollo procedimental.

Delimitación del objeto y límites. El artículo 13 de la Ley 19/2013 define el contenido del concepto de información pública. No obstante, este derecho no es absoluto, sino que admite límites tasados regulados en los artículos 14 y 15 de la misma ley. Estos incluyen la protección de datos personales, la seguridad nacional, la defensa, la investigación penal y la salvaguarda del buen gobierno, que pueden justificar la restricción del acceso.

Procedimiento especial andaluz. La Ley 1/2014 regula íntegramente el derecho de acceso en su Capítulo III, correspondiente a los artículos 17 a 34. Esta normativa autonómica establece particularidades relevantes, como el plazo máximo de resolución de 20 días hábiles para la Junta de Andalucía y sus entidades instrumentales, conforme al artículo 32, superando en exigencia el marco estatal general.

Garantías procesales del solicitante. El artículo 31 de la Ley 1/2014 impone a las administraciones públicas andaluzas un deber específico de auxilio y colaboración para facilitar el ejercicio del derecho de acceso. Asimismo, el artículo 30 introduce reglas especiales destinadas a evitar la utilización extensiva o abusiva de las inadmisiones de solicitudes, garantizando la efectividad del derecho.

Control y vía de reclamación. El Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, cuya estructura y funcionamiento se desarrollan mediante el Decreto 68/2023, constituye la autoridad independiente de control en materia de transparencia. Según el artículo 33 de la Ley 1/2014, este órgano resulta competente para resolver las reclamaciones presentadas ante la denegación del derecho de acceso a la información pública.

Materialización y gratuidad. El artículo 34 de la Ley 1/2014 regula la forma en que se materializa el acceso a la información, estableciendo que este será gratuito cuando se realice por medios electrónicos. Esta previsión complementa la regulación estatal y garantiza la eliminación de barreras económicas para el ejercicio de este derecho fundamental.

🧩 Elementos esenciales

• Ley 19/2013: Norma básica estatal que establece el marco mínimo de transparencia y regula el derecho de acceso en sus artículos 12 a 22, incluyendo procedimiento y límites.
• Ley 1/2014: Norma autonómica andaluza que desarrolla el derecho de acceso en su Capítulo III (artículos 17-34) y crea el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía.
• Ley 39/2015: Regulación de aplicación subsidiaria en aspectos no contemplados expresamente por la legislación específica de transparencia.
• Consejo de Transparencia y Protección de Datos (CTPDA): Órgano independiente de supervisión competente para resolver reclamaciones contra la denegación del acceso a la información pública.
• Plazo de resolución: 20 días hábiles específicos para la Junta de Andalucía y sus entidades instrumentales según el artículo 32 de la Ley 1/2014.
• Límites al acceso: Protección de datos personales, seguridad nacional, investigación penal y buen gobierno, regulados en los artículos 14 y 15 de la Ley 19/2013.
• Deber de auxilio: Obligación de las administraciones de colaborar con el solicitante para facilitar el ejercicio del derecho, establecida en el artículo 31 de la Ley 1/2014.
• Gratuidad electrónica: El acceso mediante medios electrónicos es gratuito según el artículo 34 de la Ley 1/2014.

🧠 Recuerda

• El derecho de acceso tiene un marco dual: Ley 19/2013 (estatal) y Ley 1/2014 (andaluza).
• El plazo de 20 días hábiles es específico para la Junta de Andalucía y sus entidades instrumentales según la norma autonómica.
• El CTPDA es el órgano competente para reclamaciones, no el que resuelve la solicitud inicial de acceso.
• La Ley 39/2015 se aplica de forma subsidiaria cuando no existe normativa específica de transparencia.
• Los límites incluyen protección de datos personales, seguridad nacional e investigación penal.
• El acceso electrónico es gratuito según el mandato del artículo 34 de la Ley 1/2014.
• La Ley 1/2014 impone un deber específico de auxilio y colaboración a las administraciones públicas.
• El artículo 30 de la Ley 1/2014 limita las inadmisiones extensivas de solicitudes de información.