Tema 28. Los sistemas ofimáticos. Procesadores de texto: concepto, funcionalidades, edición, configuración y formateo de textos y páginas, tablas, impresión y exportación de documentos, plantillas, combinación de correspondencia. Bases de Datos: concepto, funcionalidades, tablas, registros, formularios, consultas, informes, relaciones. Hojas de Cálculo: concepto, funcionalidades, edición y formateo de datos, uso de estilos y plantillas, empleo de imágenes, tablas, funciones, formularios y gráficos, impresión y exportación de documentos. Presentaciones: concepto y funcionalidades principales.

1. Los sistemas ofimáticos

🎯 Idea clave

• La ofimática es el acrónimo resultante de la unión de las palabras oficina e informática.
• Un sistema ofimático constituye un entorno integrado de aplicaciones, recursos y procedimientos destinados a automatizar el trabajo administrativo.
• Su ámbito abarca la creación, edición, almacenamiento, transmisión y presentación de información documental y numérica.
• No se limita a un único programa, sino que combina herramientas complementarias como procesadores de texto, hojas de cálculo y gestores de bases de datos.
• La integración entre estas herramientas y la interoperabilidad de formatos son notas esenciales para la continuidad del trabajo.
• Para el Auxiliar Administrativo del Servicio Andaluz de Salud representa la base instrumental del trabajo documental y de gestión.

📚 Desarrollo

Etimología y definición conceptual. El término ofimática constituye el acrónimo resultante de la unión de las palabras oficina e informática, designando la aplicación de sistemas electrónicos a las comunicaciones y procesos administrativos. La Real Academia Española la define como la automatización de dichos procesos, un concepto que trasciende el mero manejo de un programa aislado para configurar un modo completo de trabajo con documentos, datos y comunicaciones.

Entorno funcional integrado. Un sistema ofimático se define como el conjunto organizado de medios técnicos, aplicaciones, servicios, procedimientos y hábitos de trabajo que permiten automatizar las tareas propias de una oficina. No se limita a un procesador de textos, sino que engloba hardware, software específico, la información gestionada, los usuarios y los procedimientos que regulan cómo se crea, revisa, firma o archiva un documento.

Evolución histórica. Su origen conceptual se sitúa en la década de 1970, cuando los primeros ordenadores personales comenzaron a sustituir a las máquinas de escribir mecánicas. El programa WordStar (1978) y la hoja de cálculo VisiCalc (1979) supusieron los primeros pasos de la revolución digital, permitiendo el tratamiento automatizado de textos y la gestión numérica de datos en entornos profesionales.

Componentes esenciales de la suite. Una suite ofimática completa integra, como mínimo, cuatro categorías funcionales principales: el procesador de textos para documentos escritos, la hoja de cálculo para datos numéricos y presupuestos, el sistema de gestión de bases de datos para registros estructurados, y la herramienta de presentaciones para comunicaciones visuales, complementadas con aplicaciones de correo electrónico y calendario.

Alcance y funcionalidades. El sistema permite crear, editar, calcular, almacenar, transmitir, compartir, presentar y conservar información de manera más rápida, ordenada y segura. Su ámbito incluye la redacción de documentos, el tratamiento de datos numéricos, la organización de tablas, la elaboración de informes, la exportación de archivos y el almacenamiento digital, configurando la informatización integral del trabajo administrativo.

Integración e interoperabilidad. La verdadera potencia del sistema reside en la integración entre sus herramientas, que posibilita reutilizar datos y mantener la continuidad del trabajo administrativo. La interoperabilidad y el uso de formatos de archivo estándar resultan fundamentales para compartir documentos en distintos entornos y garantizar la coherencia en la gestión documental.

Delimitación respecto a la informática general. La ofimática se distingue de la informática general porque se centra específicamente en las tareas de oficina y gestión documental. Mientras que la informática abarca equipos, redes, servidores y programación, la ofimática se orienta al uso funcional dirigido a producir documentos correctos, manejar datos con criterio y respetar las exigencias de seguridad y protección de datos.

Aplicación en el entorno sanitario. En una organización como el Servicio Andaluz de Salud, el personal auxiliar administrativo utiliza estas herramientas para redactar documentos, manejar listados, revisar datos, preparar comunicaciones, utilizar plantillas, trabajar con correo electrónico, organizar archivos y colaborar con otros profesionales sanitarios, siendo la base instrumental de su trabajo documental y administrativo diario.

🧩 Elementos esenciales

• Ofimática: acrónimo de oficina e informática que designa la automatización de comunicaciones y procesos administrativos mediante sistemas electrónicos.
• Sistema ofimático: entorno software integrado que proporciona al usuario capacidades de gestión documental desde una plataforma común.
• Suite o paquete ofimático: conjunto de programas complementarios distribuidos de forma integrada para uso profesional.
• Procesador de textos: aplicación central para la creación, edición, formato e impresión de documentos escritos.
• Hoja de cálculo: herramienta basada en una cuadrícula de celdas para el tratamiento de datos numéricos, aplicación de fórmulas y generación de gráficos.
• Base de datos ofimática: sistema de gestión que permite estructurar información en tablas relacionadas y realizar consultas, formularios e informes.
• Presentaciones: componente para diseñar comunicaciones visuales mediante diapositivas que combinan texto, imágenes y elementos multimedia.
• Integración: capacidad del sistema para combinar herramientas de forma que se pueda reutilizar información y mantener continuidad entre aplicaciones.
• Interoperabilidad: propiedad que permite compartir y utilizar documentos en distintos entornos y aplicaciones mediante formatos estándar.
• Entorno funcional: concepción del sistema como combinación organizada de hardware, software, usuarios, información, procedimientos y redes.

🧠 Recuerda

• Un sistema ofimático nunca es una sola aplicación, sino un conjunto organizado de recursos y procedimientos.
• La ofimática nace conceptualmente en los años 70, con WordStar y VisiCalc como pioneros comerciales.
• La suite típica incluye procesador de texto, hoja de cálculo, base de datos y herramienta de presentaciones.
• La integración entre herramientas permite reutilizar datos y mantener la continuidad del trabajo administrativo.
• La RAE define ofimática como la automatización de comunicaciones y procesos administrativos mediante sistemas electrónicos.
• Para el Auxiliar Administrativo del SAS constituye la base instrumental esencial de su trabajo diario.
• No debe confundirse ofimática con informática general, que abarca equipos, redes, servidores y programación.
• Los formatos de archivo y la interoperabilidad son claves para el correcto intercambio de documentos.

2. Procesadores de texto: concepto, funcionalidades, edición, configuración y formateo de textos y páginas, tablas, impresión y exportación de documentos, plantillas, combinación de correspondencia

🎯 Idea clave

• Los procesadores de texto constituyen la herramienta fundamental para la creación y gestión documental del Auxiliar Administrativo en el SAS.
• Permiten elaborar documentos administrativos formales utilizando plantillas institucionales con membrete oficial de la Junta de Andalucía.
• La combinación de correspondencia posibilita generar automáticamente series personalizadas de cartas de citación importando datos desde sistemas corporativos.
• Las funcionalidades de edición, formato y control de cambios garantizan la calidad y trazabilidad de la documentación administrativa.
• La exportación a PDF/A asegura el cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad para el archivo electrónico.
• El manejo de tablas y estructuras facilita la organización de datos estadísticos y registros de gestión sanitaria.

📚 Desarrollo

Creación documental institucional. Los procesadores de texto permiten redactar documentos administrativos formales como oficios de remisión, informes, actas de reuniones de comisión, resoluciones, notificaciones y diligencias, utilizando las plantillas institucionales del SAS o de la Junta de Andalucía que aseguran la homogeneidad y seriedad corporativa.

Edición y revisión colaborativa. El trabajo administrativo requiere funciones de edición para insertar, suprimir, mover, copiar, pegar, buscar, reemplazar y reorganizar información sin rehacer documentos enteros. El control de cambios y los comentarios facilitan la revisión por la cadena de mando antes de la firma definitiva.

Configuración y formato. Se modifican tipos de letra, tamaños, estilos, sangrías, alineaciones, márgenes, interlineados y numeraciones. En la Administración, un documento bien formateado transmite seriedad institucional y facilita la revisión técnica de los contenidos.

Tratamiento de páginas y estructuras. Se controlan secciones, saltos de página, encabezados, pies de página, columnas y numeraciones específicas, resultando esencial para documentos largos, manuales y modelos de tramitación administrativa complejos.

Combinación de correspondencia. Esta función, denominada mail merge, genera automáticamente documentos personalizados a partir de un documento principal con marcadores de campo y una fuente de datos externa. Permite crear series de cartas de citación o notificación a pacientes importando datos desde sistemas corporativos del SAS en formato CSV o Excel.

Trabajo con tablas y exportación. Se clasifican datos en filas y columnas para organizar información, realizar totales, comprobar importes y ordenar listados. Los documentos finales se exportan a PDF/A para su incorporación al expediente electrónico administrativo, cumpliendo el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

🧩 Elementos esenciales

• Documento principal: archivo base que contiene el texto fijo y los marcadores de campo para la combinación de correspondencia.
• Fuente de datos: archivo externo, generalmente en formato CSV o Excel, que contiene la información variable para personalizar cada documento.
• Combinación de correspondencia: técnica documental que exige limpieza previa de datos y revisión posterior del resultado generado.
• Plantillas institucionales: formatos normalizados con membrete oficial que garantizan la identidad corporativa del SAS y la Junta de Andalucía.
• Control de cambios: herramienta que registra modificaciones y comentarios, permitiendo la revisión colaborativa antes de la versión definitiva.
• PDF/A: formato estándar de exportación destinado al archivo electrónico conforme a los requisitos de conservación administrativa.
• Marcadores de campo: elementos insertados en el documento principal que indican dónde debe colocarse la información variable procedente de la fuente de datos.
• Calidad del dato origen: factor determinante para el resultado exitoso de la combinación de correspondencia masiva.

🧠 Recuerda

• La calidad de la combinación de correspondencia depende directamente de la calidad y limpieza de los datos origen.
• El Auxiliar Administrativo genera citaciones masivas mediante mail merge importando datos corporativos.
• Los documentos administrativos requieren revisiones sucesivas antes de alcanzar su versión final.
• La exportación a PDF/A es obligatoria para la incorporación al expediente electrónico del SAS.
• Las plantillas con membrete oficial son obligatorias para la documentación externa e institucional.
• El control de cambios permite la coordinación entre unidades antes de la firma definitiva del documento.
• Las tablas son especialmente útiles para organizar información de presupuestos y registros estadísticos.
• Un documento bien formateado transmite seriedad institucional y facilita su revisión técnica.
• La combinación de correspondencia no es un simple automatismo, sino una técnica documental profesional.

3. Bases de Datos: concepto, funcionalidades, tablas, registros, formularios, consultas, informes, relaciones

🎯 Idea clave

• Una base de datos es un sistema organizado para almacenar, gestionar y recuperar grandes volúmenes de información de manera estructurada mediante tablas relacionadas.
• La tabla constituye la unidad básica de almacenamiento, compuesta por campos que definen atributos y registros que representan instancias concretas de una entidad.
• Las consultas permiten recuperar, filtrar, combinar o calcular información, diferenciándose entre consultas de selección y consultas de acción que modifican datos.
• Los formularios proporcionan una interfaz gráfica que facilita la introducción y revisión de datos, mientras que los informes generan presentaciones formateadas para impresión o exportación.
• Las relaciones entre tablas se establecen mediante claves primarias y foráneas, permitiendo conectar entidades sin duplicar información y manteniendo la integridad referencial.
• Las funcionalidades avanzadas incluyen validación de datos, control de seguridad de accesos y generación de resúmenes mediante referencias cruzadas.

📚 Desarrollo

Definición y propósito. Una base de datos es un sistema organizado para almacenar, gestionar y recuperar grandes volúmenes de información de manera estructurada. En el entorno ofimático, herramientas como Microsoft Access o LibreOffice Base permiten crear sistemas que superan las capacidades de las hojas de cálculo cuando se manejan muchos registros homogéneos que deben consultarse, actualizarse y relacionarse entre sí.

Estructura tabular. La tabla representa la unidad básica de almacenamiento, organizada en campos (columnas) y registros (filas). Cada campo almacena un tipo específico de dato, como texto, número, fecha u objeto, mientras que cada registro recoge una unidad completa de información sobre un elemento individual. La clave primaria identifica de forma única cada registro, impidiendo duplicados y nulos.

Mecanismos de recuperación. Las consultas constituyen instrucciones que extraen, filtran o calculan información a partir de las tablas. Las consultas de selección recuperan registros cumpliendo criterios específicos sin alterar los datos originales. Las consultas de parámetros solicitan valores al usuario antes de ejecutarse, permitiendo reutilizar la misma estructura con distintos filtros. Las consultas de acción, incluyendo actualización, eliminación y creación de tablas, modifican los datos y requieren máxima cautela.

Interfaces y presentación. Los formularios ofrecen pantallas gráficas que facilitan la entrada, edición y visualización de datos de un registro, presentando la información de manera más amigable que las tablas crudas. Los informes generan salidas formateadas preparadas para lectura, impresión o exportación a formatos como PDF, Excel o HTML, incorporando secciones diferenciadas como encabezados y pies de página.

Integridad y relaciones. Las relaciones entre tablas se establecen mediante claves foráneas que referencian claves primarias de otras tablas, conectando entidades diferentes sin redundancias. Este modelo permite validar formatos, valores obligatorios y reglas específicas que reducen errores de introducción. Adicionalmente, los sistemas incorporan mecanismos de seguridad que limitan accesos y protegen la confidencialidad de la información sensible.

Lenguaje y criterios. Las consultas se expresan formalmente en SQL, el estándar internacional para interactuar con bases de datos relacionales. Los criterios de consulta incluyen operadores de comparación, comodines para búsquedas parciales, y conectores lógicos que permiten construir condiciones complejas para localizar registros específicos.

🧩 Elementos esenciales

• Tabla: Estructura básica que organiza datos en filas (registros) y columnas (campos), representando una entidad específica como pacientes o citas médicas.
• Campo: Cada columna de la tabla que almacena un tipo concreto de dato, como texto, número, fecha, booleano o valores memo para textos largos.
• Registro: Cada fila de la tabla que recoge una unidad completa de información sobre un elemento individual de la entidad representada.
• Clave primaria: Campo o conjunto de campos cuyo valor identifica de forma única cada registro, no pudiendo ser nulo ni repetirse en la tabla.
• Clave foránea: Campo de una tabla que hace referencia a la clave primaria de otra tabla, estableciendo el vínculo entre entidades relacionadas.
• Formulario: Interfaz gráfica que facilita la entrada, edición y visualización de datos, disponible en tipos simple, dividido, varios elementos o subformulario.
• Consulta de selección: Instrucción que recupera registros cumpliendo criterios específicos, calcula valores agregados y permite combinar tablas sin modificar datos.
• Consulta de acción: Instrucción que modifica la base de datos mediante actualizaciones, eliminaciones, inserciones o creación de nuevas tablas.
• Consulta de parámetros: Tipo de consulta que solicita al usuario un valor específico antes de ejecutarse, permitiendo su reutilización con distintos filtros.
• Informe: Presentación formateada de datos destinada a impresión o exportación, con secciones diferenciadas como encabezado, pie, detalle y grupos.
• Validación: Conjunto de restricciones que controlan formatos, valores obligatorios y reglas de integridad para garantizar la calidad de los datos introducidos.
• Seguridad: Mecanismos que limitan accesos a usuarios autorizados y protegen la información sensible, garantizando confidencialidad e integridad.

🧠 Recuerda

• Una base de datos ofimática permite gestionar volúmenes grandes de información estructurada que superan las capacidades de una hoja de cálculo.
• La clave primaria es imprescindible para identificar registros únicos y establecer relaciones con otras tablas mediante claves foráneas.
• Las consultas de selección no modifican datos, mientras que las de acción sí alteran el contenido de la base de datos y requieren precaución.
• SQL es el lenguaje estándar para expresar consultas, aunque existen diseñadores visuales que generan el código automáticamente.
• Los formularios mejoran la usabilidad respecto a la entrada directa en tablas, reduciendo errores de introducción mediante controles específicos.
• Los informes permiten exportar datos a múltiples formatos, incluyendo PDF, Excel, HTML y texto plano.
• Las relaciones entre tablas eliminan redundancias y garantizan la consistencia de la información mediante integridad referencial.
• La validación de datos y la seguridad de accesos son funcionalidades críticas en entornos administrativos con información sensible.
• No debe confundirse un registro (fila completa con todos los campos) con un campo (columna específica con un tipo de dato).
• Las consultas de referencias cruzadas resumen datos en forma de matriz, siendo útiles para análisis comparativos y tablas dinámicas.

4. Hojas de Cálculo: concepto, funcionalidades, edición y formateo de datos, uso de estilos y plantillas, empleo de imágenes, tablas, funciones, formularios y gráficos, impresión y exportación de documentos

🎯 Idea clave

• Las hojas de cálculo constituyen la herramienta fundamental para el tratamiento cuantitativo y la gestión administrativa en el Servicio Andaluz de Salud.
• El auxiliar administrativo las utiliza para calcular indicadores estadísticos, controlar presupuestos y gestionar listados de recursos mediante funciones específicas.
• Las funciones más frecuentes en el ámbito sanitario incluyen SUMA, PROMEDIO, CONTAR.SI, SUMAR.SI, SI, BUSCARV y BUSCARX.
• El dominio de los tipos de referencia de celda (relativa, absoluta y mixta) es imprescindible tanto para la práctica profesional como para los procesos selectivos.
• La creación de gráficos de barras y líneas permite visualizar datos de actividad para informes de dirección.
• La exportación a PDF y CSV garantiza la interoperabilidad con sistemas corporativos y el archivo electrónico regulado.

📚 Desarrollo

Herramienta de gestión administrativa. Las hojas de cálculo son el soporte técnico para el seguimiento de indicadores de actividad, registros de incidencias, listados de pacientes y documentación de gestión económica en el entorno sanitario andaluz.

Cálculo estadístico. Se emplean funciones como SUMA, PROMEDIO, CONTAR.SI y SUMAR.SI para determinar parámetros asistenciales como el número de consultas por profesional, tasas de ocupación de camas o la proporción entre primeras visitas y sucesivas.

Control económico. Permiten realizar el seguimiento presupuestario por unidad orgánica o capítulo de gasto, comparando créditos disponibles con gastos ejecutados mediante operaciones aritméticas y lógicas automatizadas.

Referencias de celda. El conocimiento de las referencias relativas (que se ajustan al copiar), absolutas (que permanecen fijas mediante el símbolo $) y mixtas (combinación de ambas) resulta evaluable directamente en los exámenes del SAS.

Funciones de búsqueda. BUSCARV y BUSCARX posibilitan relacionar listados de personal con sus datos de categoría, centro o turno almacenados en otras hojas o libros, facilitando la integración de información dispersa.

Análisis de recursos humanos. Las tablas dinámicas permiten analizar la distribución de plantilla por categoría profesional, servicio, tipo de jornada o antigüedad, agregando datos complejos de forma estructurada.

Formato condicional y validación. Se aplican reglas visuales automáticas que destacan en rojo los indicadores que superan umbrales de alerta o en verde los que cumplen objetivos, junto con listas desplegables que garantizan la coherencia en campos como servicio o provincia.

Visualización e interoperabilidad. La generación de gráficos de barras o líneas a partir de datos mensuales permite elaborar memorias e informes de unidad, mientras que la exportación a CSV facilita la carga en sistemas de información hospitalaria y el PDF asegura el archivo electrónico conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad.

🧩 Elementos esenciales

• Funciones aritméticas básicas: SUMA y PROMEDIO para cálculos agregados y medias de indicadores de actividad asistencial.
• Funciones de conteo condicional: CONTAR.SI y SUMAR.SI para sumar o contar valores que cumplen criterios específicos establecidos.
• Función lógica: SI para evaluar condiciones y devolver resultados diferenciados según el cumplimiento de criterios lógicos.
• Funciones de búsqueda: BUSCARV para búsquedas verticales en tablas ordenadas y BUSCARX para búsquedas más flexibles en cualquier dirección.
• Referencias de celda: Relativas (se adaptan al arrastrar), absolutas (se fijan con símbolo $) y mixtas (fijan fila o columna únicamente).
• Gráficos estadísticos: Barras para comparaciones categóricas y líneas para evolución temporal de series de datos mensuales.
• Formato condicional: Aplicación automática de estilos visuales según valores umbrales en el seguimiento de indicadores sanitarios.
• Validación de datos: Configuración de celdas con listas desplegables para restringir entradas a valores predefinidos como categorías profesionales.
• Tablas dinámicas: Instrumentos de análisis para resumir y explorar grandes volúmenes de datos de personal y recursos.
• Exportación CSV: Formato de texto plano para la interoperabilidad con aplicaciones corporativas y sistemas como DIRAYA.
• Exportación PDF: Conversión de documentos para su incorporación al expediente electrónico administrativo según normativa vigente.

🧠 Recuerda

• LibreOffice Calc es la suite corporativa oficial del SAS, derivada de la política de software libre de la Junta de Andalucía.
• Las referencias absolutas se identifican por el símbolo dólar ($) antes de la columna, la fila o ambas.
• BUSCARX ofrece mayor versatilidad que BUSCARV al permitir búsquedas hacia la izquierda y coincidencias exactas por defecto.
• El formato condicional permite identificar visualmente desviaciones en indicadores sanitarios sin necesidad de revisar valores numéricos individualmente.
• Las funciones SI pueden anidarse para evaluar múltiples condiciones en cascada sobre un mismo dato.
• La validación de datos mediante listas desplegables reduce errores de tecleado en formularios administrativos repetitivos.
• Los gráficos de líneas resultan idóneos para representar tendencias temporales de consultas o estancias hospitalarias.
• La exportación a CSV elimina fórmulas y formatos, conservando únicamente los valores para su importación en otros sistemas.
• El formato PDF/A garantiza la conservación a largo plazo de documentos administrativos en expedientes electrónicos.

5. Presentaciones: concepto y funcionalidades principales

🎯 Idea clave

• Las presentaciones son herramientas ofimáticas que permiten exponer información mediante diapositivas que combinan texto, imágenes, gráficos y elementos multimedia.
• En el Servicio Andaluz de Salud se utilizan como soporte habitual para sesiones formativas, reuniones de equipos, difusión de instrucciones internas y comunicación institucional.
• Las aplicaciones más extendidas son Microsoft PowerPoint y LibreOffice Impress, integradas respectivamente en las suites ofimáticas de Microsoft Office y LibreOffice.
• El auxiliar administrativo debe preparar plantillas, gestionar archivos en repositorios compartidos y asegurar el cumplimiento de los requisitos de identidad visual corporativa.
• Es necesario exportar los materiales a PDF para distribución y conservar versiones editables en formatos .pptx u .odp.
• Las funciones básicas requeridas incluyen crear y ordenar diapositivas, usar plantillas, insertar elementos visuales y preparar material de apoyo con notas.

📚 Desarrollo

Definición funcional. Las presentaciones constituyen sistemas ofimáticos diseñados para crear exposiciones visuales mediante diapositivas que combinan texto, imágenes, gráficos y elementos multimedia. Su finalidad principal es sintetizar información compleja en bloques visuales ordenados y fáciles de seguir, facilitando la comunicación efectiva en contextos administrativos, formativos y asistenciales.

Herramientas disponibles. Las suites ofimáticas más utilizadas en el ámbito administrativo incluyen Microsoft PowerPoint y LibreOffice Impress. Ambas aplicaciones permiten diseñar presentaciones estructuradas para exposiciones, formación y comunicación institucional, compartiendo interoperabilidad con otros componentes de la suite mediante portapapeles y formatos compatibles entre sí.

Aplicación práctica en el SAS. En el Servicio Andaluz de Salud, las presentaciones son un soporte lógico y habitual para sesiones clínicas, formación continuada, reuniones de dirección y comités de calidad. Se emplean para explicar procedimientos administrativos, comunicar instrucciones internas, presentar indicadores de actividad asistencial y exponer resultados ante órganos directivos y comisiones de seguimiento.

Comunicación corporativa. Se utilizan en jornadas del Plan Andaluz de Salud, programas de prevención y salud pública, cambios organizativos y actos de bienvenida a nuevos empleados. El Sistema Sanitario Público de Andalucía dispone de directrices de identidad visual corporativa que deben aplicarse obligatoriamente en todo material institucional, garantizando la coherencia gráfica de las comunicaciones.

Competencias del auxiliar. Para la categoría de Auxiliar Administrativo del SAS no se exige dominar diseño profesional avanzado, pero sí comprender la función ofimática de la herramienta y manejar sus conceptos principales. Esto incluye crear y ordenar diapositivas, utilizar plantillas y temas, insertar texto, imágenes, tablas y gráficos, preparar exposiciones con notas del presentador e imprimir material de apoyo.

Gestión y normativa. El auxiliar debe preparar y actualizar plantillas para sus superiores y unidades, gestionar archivos de presentación en repositorios compartidos y asegurar que los materiales distribuidos cumplen los requisitos de identidad visual corporativa del SAS, incluyendo el logotipo oficial, la paleta de colores verde y blanco predominantemente y las tipografías institucionales establecidas.

Exportación y accesibilidad. Es necesario exportar y archivar presentaciones en los formatos adecuados: PDF para distribución final que garantice la conservación del diseño, y .pptx u .odp para mantener la editabilidad del archivo. Asimismo, los materiales deben cumplir los requisitos de accesibilidad aplicables en la administración pública andaluza.

🧩 Elementos esenciales

• Diapositivas: Unidades básicas de una presentación que estructuran la información en bloques visuales combinando diversos elementos multimedia.
• Plantillas y temas: Formatos predefinidos que permiten aplicar diseños uniformes y garantizar la normalización documental según criterios corporativos.
• PowerPoint: Aplicación propietaria de Microsoft Office destinada a la creación y edición de presentaciones mediante diapositivas.
• Impress: Componente de LibreOffice que cumple funciones equivalentes a PowerPoint en entornos de software libre y código abierto.
• Identidad visual corporativa: Conjunto de elementos gráficos del SAS, incluyendo logotipo, colores institucionales verde y blanco y tipografías específicas, de obligado cumplimiento en materiales oficiales.
• GESFORMA: Plataforma del SAS orientada a la formación continuada de profesionales donde las presentaciones funcionan como material de apoyo habitual.
• Sesiones clínicas: Contexto específico de uso sanitario para exposición de casos, protocolos de actuación y resultados de estudios médicos.
• Exportación a PDF: Formato estándar para la distribución definitiva de presentaciones que preserva la integridad visual del documento.
• Formatos editables: Archivos con extensión .pptx para Microsoft Office y .odp para LibreOffice que permiten modificaciones posteriores.
• Notas del presentador: Funcionalidad que permite incluir texto complementario visible únicamente para quien realiza la exposición.
• Accesibilidad: Conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los materiales para garantizar el acceso a personas con diversidad funcional.
• Repositorios compartidos: Espacios de almacenamiento corporativo donde el auxiliar administra y organiza los archivos de presentación.

🧠 Recuerda

• Las presentaciones son herramientas de síntesis visual destinadas a ordenar información compleja en formatos fácilmente comprensibles.
• El SAS utiliza presentaciones principalmente para formación, reuniones internas y comunicación institucional.
• PowerPoint e Impress son las aplicaciones equivalentes en Microsoft Office y LibreOffice respectivamente.
• El auxiliar administrativo debe garantizar el cumplimiento estricto de la identidad visual corporativa del SAS en todo material producido.
• Los elementos corporativos obligatorios incluyen el logotipo oficial, la paleta de colores verde y blanco y las tipografías institucionales.
• Se debe exportar a PDF para distribución y conservar el archivo editable en .pptx u .odp según corresponda.
• No se requiere dominio de diseño profesional avanzado, pero sí comprensión de las funciones principales y conceptos básicos.
• Las presentaciones se integran en plataformas como GESFORMA para actividades de formación continuada del personal.
• Es responsabilidad del auxiliar gestionar estos archivos en repositorios compartidos y asegurar su correcta archivación.
• Los materiales deben cumplir los requisitos de accesibilidad aplicables en la administración pública andaluza.